Kollaborationsprojekt: Cross-funktional kooperieren in der Matrix
Unternehmen: Internationaler Pharmakonzern
Projekt: Cross-funktionale Zusammenarbeit erhöhen im multidisziplinären Projektteam
Im Kollaborationsprojekt, eine interdisziplinären Produktentwicklung, schwelen Konflikte, Rollenunsicherheit und unterschiedliche Auffassungen bezüglich Ziel und Vorgehen. cinco.systems unterstützt mit gemeinsamer Rollen- und Erwartungsklärung, schafft Transparenz im Hinblick auf die unterschiedlichen Zielvorstellungen, die Dynamik der Doppelrolle Projektmitglied und Funktionsvertreter sowie bei Annahmen übereinander. Gemeinsam mit cinco.systems entwickelt das Projektteam seinen Kollaborationsraum durch abgestimmte Kommunikations- und Entscheidungsprozesse und Regeln für die Kollaborationskultur. Das Team schafft die Voraussetzungen für mehr Selbstorganisation durch Verhandlung mit Organisationsschnittstellen und die Vernetzung mit Schlüsselpersonen im Projektumfeld.
Interkulturell kooperieren im Joint-Venture
Unternehmen: Raumfahrt
Projekt: Prozessabläufe zwischen den Partnern verbessern im Joint Venture zwischen zwei Ländern
Im Joint Venture konkurrieren Marketing (Partner A) und Technik (Partner B) um die Bewertung von Prioritäten und Führung. Dabei orientieren sie sich wenig an Aufgaben und Bedeutung der Funktionen. Die Partner wollen jeweils mehr Einfluss auf und Einblick in die Tätigkeit des anderen haben. Dabei führen unzureichende Informationen über Tätigkeit und Rahmenbedingungen des jeweiligen Partners zu Fehlleistungen, Missverständnissen und gegenseitigen Verdächtigungen. Es herrscht starke Problemfokussierung und wenig Lösungsorientierung.
cinco.systems unterstützt dabei, das Arbeiten an harten Faktoren wie Aufgaben, Arbeitsprozesse, Strukturen zu verbinden mit der Klärung kultureller Themen und der Entwicklung einer Kollaborationskultur. Zunächst wird die Ausrichtung der Partner wieder fokussiert auf ihre strategische Aufgabe mit der Bewältigung von Zukunftsherausforder-ungen, um die Dynamiken im System zu reduzieren. Dabei betrachten die Partner gegenwärtige Kernprozesse, identifizieren und richten strategische Erfolgsfaktoren neu aus. Die Prozessoptimierung wird gemeinsam entwickelt und deren Anschlussfähigkeit in das Organisationsumfeld mit gestaltet.
Auf der Prozessebene hilft cinco.systems bei der Würdigung von positiven, gut funktionierenden Anteilen in der Zusammenarbeit und schafft Transparenz in unterschiedlichen Problem- und Zielvorstellungen sowie konfliktären Dynamiken und Sichtweisen übereinander durch kurze Reflexionen, Auszeiten und Feedback-schleifen. Gemeinsam entwickeln die Partner mehr Verständnis für die Situation des anderen bzgl. unterschiedlicher Arbeitsweisen, Kultur und Leistungen. Sie erarbeiten sich so auch eine gemeinsame Arbeitssprache mit abgestimmten Arbeitsabläufen. Dabei verbessern sie ihre Fähigkeit, über Schnittstellen hinweg zu kommunizieren und neu Lösungen zu entwickeln. Ergänzend unterstützen wir sie durch situative Simulationen von Rollen- und Konfliktklärungen sowie Modellen zu Strategie, Führung, Change, Ablaufanalyse und cross-funktionalem Arbeiten.
Wandel gestalten: Vom Funktions-Silo zur cross-funktionalen Organisation
Unternehmen: Internationales Produktionsunternehmen
Projekt: Aufbau cross-funktionaler Arbeitsteams, die funktionsfähig kooperieren in neuer Organisationsstruktur
Die Einführung der Matrixorganisation bedeutet deutliche Veränderungen für die Funktionsbereiche F&E, Marketing, Sales, Produktion in Strukturen, Prozessen, Rollen und Verantwortlichkeiten. Es sollen Querschnitt-Teams verschiedener Ebenen und Funktionen implementiert werden mit gesamtstrategischer Produktverantwortung. Ziel ist, Flexibilität und fachliche Exzellenz zu erhöhen mit Blick auf anspruchs-volle Marktanforderungen.
Eine Kultur der cross-funktionalen Kollaboration wird unter Beteiligung der betroffenen Führungskräfte, Mitarbeiter und Senior Management lateral und vertikal entwickelt, um funktionales Silodenken zu reduzieren.
Cinco.systems unterstützt mit Stakeholder-Interviews, berät inhaltlich bei der Entwicklung einer Roadmap zur Implementierung der cross-funktionalen Kultur. Zusätzlich wird der Ansatz „Aktionslernen“ zur Unterstützung der cross-funktionalen Teams und ihrer Schnittstellen-partner eingeführt. Beim Aktionslernen arbeiten die Teams an ihren Aufgaben wie Rollen und Verantwortlichkeiten aufsetzen, Strategien und Arbeitspläne entwickeln und werden dabei begleitet durch Moderation und Konzeptberatung zu cross-funktionaler Kollaboration. Parallel dazu erarbeiten sie sich ihre cross-funktionale Teamkultur durch kurze Reflexionen, Auszeiten und Feedback. Cinco.systems moderiert sequentielle Aktionslern-Meetings in und zwischen den Teams, wodurch sich die neuen Rollen und Verantwortlichkeiten klären, etablieren und praktizieren lassen.
Review-Prozesse erfolgen mit Dialogkonferenzen in denen das gesamte cross-funktionale Teamsystem, Verantwortliche der Funktions-bereiche und dem Senior Management zusammen kommt. Die Konferenzen dienen der Zielüberprüfung und –anpassung, der Erwartungsklärung hinsichtlich Arbeitsweisen und Entscheidungs-kompetenzen und bieten Raum, um Emotionen, Enttäuschungen und Hoffnungen auszudrücken und zu teilen.
Das Ergebnis des Veränderungsprojektes nach einem Jahr macht deutlich, dass die cross-funktionalen Teams stärker unternehmerische Verantwortung übernehmen, ihre Kompetenzen integrieren, eine ganzheitliche Perspektive für die Produktentwicklung übernehmen und hohe Motivation für Team und Aufgabe besteht. Die Teams verbessern im weiteren Verlauf ihr proaktives Entscheidungsverhalten, schaffen Klärung bei diffusen Rahmenbedingungen, Regeln und Verantwortlichkeiten in der Organisation und gehen stärker in die Eigenverant-wortung bei der Umsetzung der cross-funktionalen Arbeitsweise im Alltag.