Sind Sie der Flaschenhals Ihrer Abteilung?

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Drei Möglichkeiten, sich selbst aus dem Weg zu gehen und Ihrer Abteilung zu helfen, über sich hinauszuwachsen

Von Maya Townsend & Michael Thiel

Manager sind für Ergebnisse, Projektdurchführung, neue Ideen und Service-Verbesserung verantwortlich. Aber allzu oft, funktionieren die Dinge nicht so wie geplant. Wenn Sie in dieser Situation sind, könnten Sie z.B. folgendes Feedback erhalten:

• Ihre Leistungen genügen unseren Erwartungen nicht;

• Sie müssen es besser machen;

• Frischen Sie Ihre Zeitmanagement Skills auf;

• Ihrem Personal mangelt es an Fähigkeiten und Wissen; oder

• Ihre Abteilung ist nicht leistungsfähig.

Sie haben versucht an diesem Feedback zu arbeiten, jedoch ohne befriedigende Ergebnisse.

Sind Sie vielleicht auf dem Holzweg?

In der heutigen Geschäftswelt laufen Arbeitsprozesse über Grenzen hinweg. Innovative Ideen gedeihen durch den Austausch zwischen Abteilungen und Aufgaben/Berufen. Forschung und Erfahrung zeigen uns, dass Fach- und Führungskräfte, die ein Netzwerk von hoher Qualität pflegen, besser positioniert sind, um Geschäftsergebnisse zu liefern und tatsächlich bessere Ergebnisse erzielen (siehe Referenzen am Ende des Artikels). Mit anderen Worten, es ist nicht nur das, was gemacht wird, es ist auch das wie und mit wem es gemacht wird.

Könnten Sie selbst das Problem sein?

Haben Sie jemals darüber nachgedacht, ob vielleicht Sie selbst als Manager die Ursache für diese Probleme sein könnten? Aufgrund Ihrer Managementposition haben Sie sowohl den Einblick in die Unternehmensstrategien und Unternehmenspolitik, in die Marktchancen und kennen auch die besten Wege, andere im Unternehmen zu beeinflussen und mit ihnen zu kommunizieren.

Außerdem haben Sie bereits Arbeitsbeziehungen mit anderen Abteilungen oder Organisationen aufgebaut, die Ihnen helfen können, Dinge zu bewegen. So weit, so gut. Wenn Sie jedoch eine Aufgabe delegieren, dann ist es nicht leicht, das implizite Wissen und die wichtigen Arbeitsbeziehungen, die man für eine erfolgreiche Umsetzung braucht, dabei einfach mit zu übertragen.

Dies bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter Aufgaben nicht so effektiv erledigen können wie Sie. Ihre Mitarbeiter bringen keine befriedigende Leistung, Aufgaben bleiben liegen, und die Arbeit leidet darunter. Sie hören auf so viel zu delegieren und nehmen mehr Arbeit auf sich. Dies wird zur Belastung für Sie, jedoch wollen Sie nicht das Risiko eingehen mittelmäßige Ergebnisse zu liefern. Sie tragen zu viel Verantwortung und haben niemanden mit dem Sie diese Last teilen können.

Ein möglicher Ausweg

Um aus diesem Dilemma herauszukommen, müssen Sie Ihre Abteilung nicht nur als Reihe von Prozessen und Aufgaben gestalten, sondern auch als Netz bestehend aus informellen Beziehungen. Diese Beziehungen bieten Ihnen und Ihren Mitarbeitern die nötige Hebelwirkung, um Projekte umsetzen zu können, Dienstleistungen zu erbringen, Probleme zu lösen und neue Ideen zu entwickeln.

Viele Manager sehen sich als Mittelpunkt des Netzwerks in ihrer Abteilung. Alle Arbeiten laufen durch Sie und erzeugen somit einen Engpass. Um sich selbst aus dem Weg zu gehen und Ihrer Abteilung zu helfen über sich hinauszuwachsen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter in eine bessere Netzwerkposition bringen. Sie unterstützen Ihre Mitarbeiter, damit diese innerhalb und außerhalb des Unternehmens Beziehungen aufbauen und einsetzen und dadurch zum Netzwerk der Abteilung beitragen.

Indem Ihre Mitarbeiter durch mehr Netzwerkverantwortung wachsen, nimmt der Druck auf Sie ab. Sie können sich von Ihrer Engpass Rolle befreien und sich stattdessen auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Engpässe lösen

Es gibt drei Dinge, die Sie tun können, um aus dem Engpass-Modus herauszukommen und Ihre Mitarbeiter in das Unternehmensnetzwerk einzubringen.

1. Erstellen Sie eine Übersicht Ihrer Beziehungen innerhalb und außerhalb Ihrer Abteilung.

Denken Sie an die Beziehungen, die Ihnen helfen ihre Arbeit zu erledigen, Probleme zu lösen, über Ideen zu reflektieren, und Ihnen Einblicke in die strategischen Entwicklungen in Ihrem Fachbereich geben. Listen Sie diese Kontakte in einer Übersicht auf, in der Sie die Arbeits- oder Fachbereiche definieren, zu denen Sie wichtige Kontakte haben.

Nun wiederholen Sie diesen Prozess mit Ihren Kollegen und Ihren direkt unterstellten Mitarbeitern. Gemeinsam werden sie das kollektive Netz und die Beziehungen die jede Person mitbringt, erkennen. Sie werden auch die Lücken in Ihrem Netzwerk und die Ihrer Kollegen und Ihrer direkt unterstellten Mitarbeiter sehen.

Gestalten Sie nun eine Übersicht der Beziehungen in der Zukunft. Diese Übersicht sollte alle Beteiligten identifizieren, mit der Ihre Abteilung oder Ihr Projekt vernetzt sein sollte, damit Aufgaben erledigt werden können. Sobald Sie diese Übersicht haben, können Sie die geeigneten Personen identifizieren, um sie mit dem passenden Ansprechpartner zu verbinden.

2. Verbinden Sie Mitarbeiter mit wichtigen Akteuren in anderen Abteilungen, mit Lieferanten und Kunden, mit Spezialisten und Experten außerhalb des Unternehmens, und mit der höheren Führungsebene. Um Aktivitäten relevant zu halten, sollten Sie sicherstellen, dass diese Verbindungen sorgfältig ausgewählt werden und im Einklang mit der zuvor entwickelten Teamübersicht sind.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie dazu beitragen können, diese neuen Verbindungen aufzubauen. Sie können z.B.:

• Ihren direkt unterstellten Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Ihre Abteilung in wichtigen Foren zu vertreten;
• Stellen Sie sie Ihren Kontakten schriftlich vor oder, besser, persönlich bei einem Meeting
• Empfehlen Sie sie für Taskforces, BarCamps usw, wo sie mit den Kollegen, die Sie als wichtige Schlüsselpunkte identifiziert haben, zusammenkommen können.

3. Helfen Sie Mitarbeitern ihre Netzwerke und Networking-Fähigkeiten auszubauen.

Informelle Beziehungen in Netzwerken können nicht erzwungen oder einfach in Anspruch genommen werden. Sie müssen gepflegt werden. Das erfordert Aufmerksamkeit für die Bedürfnisse Ihrer Netzwerkpartner:

• Was sind die Herausforderungen, mit denen sie zu kämpfen haben?
• Wie können Sie sie in ihren Herausforderungen unterstützen indem Sie sie direkt unterstützen oder beraten?
• Mit wem könnten Sie sie in Kontakt bringen, der helfen könnte ihre Herausforderungen zu meistern?

Ihre Aufgabe beinhaltet zwei Aspekte. Zunächst müssen Sie erkennen, wann Ihre direkt unterstellten Mitarbeiter mit Herausforderungen aus dem Netzwerk konfrontiert sind und Ihnen dabei helfen diese zu bewältigen. Zweitens müssen Sie Mitarbeiter dabei unterstützen, die Bedürfnisse ihrer Netzwerkpartner zu identifizieren und ihnen helfen, diese Herausforderungen anzugehen.

Obwohl Trainings helfen können, brauchen Ihre Mitarbeiter Rat und Feedback. Sie können zum Beispiel regelmäßig bei Mitarbeitergesprächen und Projektbesprechungen eine kurze Diskussion über Networking Skills und Netzwerkentwicklung mit einbauen. In diesen Gesprächen können sich die Mitarbeiter und Kollegen gegenseitig beim Aufbau ihres strategischen Beziehungsnetzwerkes unterstützen. Erleben Sie dann wie Netzwerke und Ihr Team wachsen und gedeihen werden.

Weitere Informationen über Netzwerke und wie diese Manager bei ihrem Erfolg unterstützen: (auf Englisch):

Burt, R. (2004). Structural Holes and Good Ideas. American Journal of Sociology, 110(2): 349-399.

Burton, P., Wu, Y., & Prybutok, V.R. (2010). Social Network Position and Its Relationship to Performance of IT Professionals. Informing Science: the International Journal of an Emerging Transdiscipline. 13: 121-137.

Marques, D.V., Cardoso, L, & Zappalá, S. (2008). Knowledge Sharing Networks and Performance. Comportamento Organizacional e Gestão. 14(2): 161-192.